Asten Hotels
HotelTime Solutions software otevřel řetězci Asten Hotels dveře k flexibilnímu řízení hotelu, automatizaci interních procesů a umožnil jeho personálu věnovat maximum času hostům.
Hlavní výhody HotelTime
- Snadnější a flexibilnější management hotelů
- Zásadně omezeny náklady na IT správu
- Moderní fungování hotelů
- Více automatizace, méně manuální práce, efektivnější provoz, více času pro hosty
„Hledali jsme způsob, jak řídit řetězec a jednotlivé hotely flexibilněji a našli jsme jej u HotelTime Solutions. Jejich cloudové řešení odpovídalo požadavkům, které jsme měli na systém, kterým by měly být provozovány Asten Hotels. Jako otevřená platforma nám umožňuje zavádět v našich hotelech moderní postupy a používat nejnovější systémy či dosáhnout maxima automatizace a odlehčit našemu personálu.“
O Asten Hotels
Asten Hotels je řetězec butikových hotelů, které se nacházejí v Praze a Špindlerově Mlýně. V Asten Hotels se soustředí na náročnou individuální i firemní klientelu, a právě takové přizpůsobují své služby, jež poskytují vždy na té nejvyšší úrovni v 5 luxusních hotelech a skvělých restauracích, bistrech a barech, které v rámci nich provozují.
Původně
V Asten Hotels byl původně používán „legacy systém“ instalovaný na místě. To znamenalo znatelné výdaje za IT správu a servery, velmi omezené možnosti integrace se systémy třetích stran, minimální automatizace či složité reportování za celý řetězec. Přístup do systémů přes vzdálenou plochu také nebyl ideální.
Potřeba hotelu:
- Efektivní správa
- Uživatelsky přívětivý systém
Řešení
Asten Hotels je řetězec 5 hotelů, které se nacházejí ve dvou městech, a to v Praze a Špindlerově Mlýně. Vedení hotelu tak často přejíždí a zjišťuje aktuální informace. Proto bylo pro management důležité zajištění co nejefektivnějšího systému správy a fungování.
HotelTime Solutions software přinesl Asten Hotels potřebnou efektivitu. Díky tomu, že se jedná o cloudový systém, jsou informace ze všech provozů dostupné odkudkoliv, a to jak na počítači, tak na mobilním telefonu. Management tedy může rozhodovat na základě vždy aktuálních informací a s přihlédnutím k reportům, jejichž konkrétní podobu je možné uzpůsobit potřebám daného člověka – např. lze reportovat v závislosti na regionech (podle měst, ve kterých jsou hotely).
Cloudové řešení v praxi dále znamená sdílení adresáře a databáze klientů. Personál má jedno místo, kam se údaje zapisují a z toho čerpá – informace jsou takto dostupné ze všech hotelů, které díky tomu mají perfektní přehled o hostech a jejich opakovaných
Potřeba hotelu:
- Využití systémů třetích stran
Řešení
Vzhledem k tomu, že je HotelTime otevřenou platformou, umožňuje integrace svých systémů s jinými a tím významně posouvá vpřed fungování hotelu jako celku.
Asten Hotels využili integrace HotelTime PMS a D-EDGE channel manageru. Ten umožňuje až 2cestný interface (možný také 1 nebo 1,5cestný), což znamená plně automatické předávání informací mezi PMS a platformami typu Booking.com. Kromě toho D-EDGE umožňuje také automatizaci plateb.
Potřeba hotelu:
- Jednodušší a automatizovaný provoz
Řešení
Rozsáhlé možnosti integrace přinesly Asten Hotels automatizovanější provoz.
Předně bylo díky HoteTime Solutions možné zavést automatické platby. Napojení HotelTime PMS na D-EDGE channel manageru a výměna informací mezi nimi umožňuje automatické zpracování rezervace v PMS a bezpečné uložení potřebných informací včetně čísla karty (šifrováno), přičemž následně je tato karta automaticky předautorizována a/nebo je z ní v nastavený čas stažena platba. Personál tedy nemusí platby zadávat manuálně, což šetří velké množství času a významně urychluje procesy v hotelu.
Automatizován je i následný postup. HotelTime PMS je napojeno na účetní software a automaticky posílá všechny účetní informace za příslušný den do tohoto softwaru. Účetní pracují s přesnými informacemi, aniž by je museli přepisovat manuálně.
Kromě toho HotelTime PMS a e-concierge aplikace umožňují automatizaci check-inu, který mohou hosté provést online a vyhnout se tak zdržování na recepci.
Automatizace je pro luxusní řetězec typu Asten Hotels, jehož služby jsou především orientovány na hosta a jeho maximální spokojenost, důležitým krokem. Odebírá značnou část manuální práce personálu, který se může intenzivněji věnovat právě hostům. Velkou přidanou hodnotu, kterou přináší cloudové řešení HotelTime Solutions, tak nevnímá pouze hotel a jeho personál, ale skutečně i sám host.