Zásady zpracování osobních údajů

1. OBECNÁ USTANOVENÍ

Správcem údajů uživatelů je společnost HotelTime Solutions a.s.

2. OSOBNÍ ÚDAJE

V souvislosti s implementací požadavků nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů - dále jen „GDPR“) Vás informujeme, že zpracováváme následující osobní údaje:

Osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu Právní základ: Čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR

Zdroj shromážděných údajů: Osobní údaje jsou získávány přímo od osoby, jejíž údaje jsou zpracovávány.

Účel zpracování: Účel: K naplnění účelu uvedeného přímo v podmínkách uděleného souhlasu (jak je uvedeno v oznámení).

Rozsah zpracovávaných údajů: Rozsah zpracovávaných údajů je uveden přímo v podmínkách uděleného souhlasu (jak je uvedeno v oznámení).

Dobrovolné poskytnutí údajů: Poskytnutí údajů je dobrovolné, ale nezbytné k dosažení účelu uvedeného v podmínkách uděleného souhlasu. Souhlas lze udělit zaškrtnutím políčka obsahujícího podmínky uděleného souhlasu nebo kliknutím na tlačítko vyjadřující souhlas s podmínkami uděleného souhlasu.

Právo odvolat souhlas: Souhlas lze kdykoli odvolat. V případě odběru newsletteru tak lze učinit kliknutím na tlačítko v patičce e-mailu, v ostatních případech je to možné zasláním e-mailu.

Doba uchovávání: Osobní údaje zpracováváme od okamžiku udělení souhlasu až do jeho odvolání (primární účel), s výhradou našeho práva zpracovávat informace, jako např:

identifikační údaje týkající se uděleného souhlasu (IP adresa, e-mail nebo telefonní číslo, jméno a příjmení), datum udělení souhlasu, datum odvolání souhlasu, informace o způsobu dosažení účelu během uděleného souhlasu (např. informace o odeslaných zprávách).

Tyto informace jsou uchovávány pro tzv. sekundární účel, který umožňuje možnost přezkoumání stížností a zpracování těchto informací po dobu nezbytnou k určení, uplatnění nebo obhajobě právních nároků podle českého práva. Upozorňujeme, že po odvolání souhlasu nebudeme vaše údaje zpracovávat žádným jiným způsobem.

Příjemci osobních údajů: Přístup k údajům může být poskytnut subjektům, které s námi spolupracují za účelem naplnění účelu uvedeného v podmínkách uděleného souhlasu (mj:

poskytovatelé IT služeb, marketingové agentury, výzkumné a poradenské agentury). Údaje mohou být rovněž zpřístupněny orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon.

Osobní údaje zpracovávané v souvislosti s plněním smlouvy nebo přijímáním opatření na žádost osoby, jejíž údaje se týkají, před uzavřením smlouvy.

Právní základ:Čl. 6 odst. 1 písm. c) obecného nařízení o ochraně osobních údajů
Zdroj shromažďovaných údajů: Osobní údaje jsou získávány přímo od osoby, jejíž údajů se týkají, nebo od jiné osoby ve společnosti (např. nadřízený vyzve zaměstnance k vytvoření účtu).

Účel zpracování: plnění smlouvy o poskytování služeb nebo provádění úkonů k zahájení poskytování služeb.
Rozsah zpracovávaných údajů: rozsah zpracovávaných údajů zahrnuje jméno, příjmení, pracoviště, e-mailovou adresu, případně další údaje poskytnuté v souvislosti s plněním smlouvy, které jsou nezbytné pro poskytnutí služby.
Dobrovolné poskytnutí údajů: poskytnutí údajů, jako je jméno, příjmení, e-mailová adresa, místo výkonu práce, je nezbytné pro poskytnutí služby.Kromě toho je poskytnutí údajů ve fázi uzavírání smlouvy nezbytné pro zahájení poskytování služby a později pro plnění smlouvy.

Doba uchovávání: Osobní údaje zpracováváme od okamžiku navázání spolupráce za účelem zahájení poskytování služby.
Pokud nedojde k uzavření smlouvy a nedojde k další komunikaci s klientem, jsou údaje do 30 dnů vymazány. Pokud je smlouva uzavřena, jsou údaje zpracovávány po celou dobu trvání smlouvy a po jejím ukončení po dobu stanovenou českými právními předpisy pro určení, uplatnění nebo obhajobu právních nároků. Údaje zpracovávané po ukončení smlouvy zahrnují informace o tom, jak byly naše služby využívány.
Příjemci údajů: K údajům mají přístup naši zaměstnanci, spolupracovníci a externí společnosti, které realizují konkrétní proces související s dosažením účelu, pro který byl souhlas udělen.Informace o příjemcích naleznete v podmínkách uděleného souhlasu a další informace naleznete také v části 3 a 4 Zásad ochrany osobních údajů.

Osobní údaje zpracovávané v souvislosti s průzkumem spokojenosti zákazníků

Právní základ:Čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

Zdroj shromažďovaných údajů: Osobní údaje jsou získávány přímo od osoby, jejíž údajů se týkají.

Účel zpracování: Oprávněný zájem spočívá ve zkoumání spokojenosti zákazníků a shromažďování zpětné vazby v souvislosti s plněním smlouvy.

Rozsah zpracovávaných údajů: Rozsah zpracovávaných údajů zahrnuje jméno, příjmení, pracoviště, e-mailovou adresu.

Dobrovolné poskytování údajů: poskytování údajů je dobrovolné. Účast v průzkumu není povinná.

Doba uchovávání: Osobní údaje zpracováváme od okamžiku, kdy obdržíme dotazník. Pokud není průzkum vyplněn, jsou údaje do 30 dnů vymazány. Pokud je průzkum vyplněn a obdržíme odpovědi, zpracováváme je po dobu 2 let.

Příjemci údajů:

K údajům mají přístup naši zaměstnanci, spolupracovníci a externí společnosti, které provádějí konkrétní proces související s dosažením účelu, pro který byl souhlas udělen. Informace o příjemcích naleznete v podmínkách uděleného souhlasu a další informace naleznete také v části 3 a 4 Zásad ochrany osobních údajů.

 

Osobní údaje zpracovávané za účelem přezkoumání žádostí, stížností nebo reklamací

Právní základ: Čl. 6 odst. 1 písm. f) obecného nařízení o ochraně osobních údajů.

Zdroj shromažďovaných údajů: Osobní údaje jsou získávány přímo od osoby, jejíž údajů se týkají.

Účel zpracování: oprávněný zájem na prověření stížnosti, žádosti nebo reklamace a poskytnutí odpovědi.

Rozsah zpracovávaných údajů: rozsah zpracovávaných údajů zahrnuje údaje uvedené ve formuláři stížnosti/žaloby/žádosti.

Dobrovolné poskytování údajů: Poskytnutí údajů je dobrovolné, ačkoli máme právo požadovat poskytnutí identifikačních údajů pro možnost vyřešení stížnosti/reklamace/žádosti, pokud se týká poskytované služby. Doba uchovávání: Osobní údaje zpracováváme od okamžiku odeslání stížnosti/reklamace/žádosti. Po vyřešení stížnosti/stížnosti/žádosti jsme oprávněni uchovávat informace o způsobu vyřízení stížnosti/stížnosti/žádosti a o tom, že stížnost/stížnost/žádost byla podána, a to po dobu stanovenou českými právními předpisy pro účely určení, uplatnění nebo obhajoby právních nároků.

Příjemci údajů: Přístup k údajům mají naši zaměstnanci, spolupracovníci a externí společnosti, které realizují konkrétní proces související s dosažením účelu, pro který byl souhlas udělen.

Informace o příjemcích naleznete v podmínkách uděleného souhlasu a další informace naleznete také v části 3 a 4 Zásad ochrany osobních údajů.
Osobní údaje zpracovávané v souvislosti s uchováváním dokumentace aplněním zákonných povinností, které nám přísluší:

Právní základ: Čl. 6 odst. 1 písm. b) nařízení GDPR.

Zdroj shromažďovaných údajů: Osobní údaje jsou získávány přímo od dotčené osoby.

Účel zpracování: plnění právních povinností stanovených zákonem (např. daňové předpisy, pracovněprávní předpisy atd.).

Rozsah zpracovávaných údajů: rozsah zpracovávaných údajů zahrnuje finanční údaje nebo jiné údaje, jejichž požadavky na shromažďování a uchovávání jsou stanoveny zákonem (např. o zaměstnanosti) Dobrovolné poskytnutí údajů: poskytnutí údajů je nezbytné pro splnění zákonných povinností.

Doba zpracování: osobní údaje zpracováváme od okamžiku jejich získání za účelem plnění zákonných povinností až do doby splnění zákonných povinností. Zákony stanoví doby, po které musí být určité údaje uchovávány.

Příjemci údajů: přístup k údajům mají naši zaměstnanci, spolupracovníci a externí společnosti, které provádějí daný proces související s plněním účelu, pro který byl souhlas udělen. Informace o příjemcích naleznete v podmínkách uděleného souhlasu a další informace naleznete také v části 3 a 4 Zásad ochrany osobních údajů.

3. PŘÍJEMCI ÚDAJŮ

V případě, že využíváme jakékoliv služby společností zabývajících se programováním a údržbou ICT systémů, máme s těmito společnostmi uzavřeny příslušné smlouvy. Tyto dohody se týkají pravidel zpracování údajů a důvěrnosti. Tyto údaje nejsou sdíleny a žádná z těchto společností nemá právo zpracovávat údaje jiným způsobem, než je uvedeno ve smlouvě. Vaše údaje, pokud k nim má společnost přístup, mohou být zpracovávány pouze za účelem řádného poskytování služeb.

K poskytování cílené reklamy na sociálních sítích a internetu využíváme služby třetích stran, např.: konverzní pixel a reklamy na Facebooku (Meta Platforms, Inc.), Google Ads, Google Ads Remarketing a Google Analytics s anonymní IP adresou (Google Inc.), sledování konverzí na LinkedIn, retargeting na LinkedIn a reklamy na LinkedIn (LinkedIn Corporation).

Spolupracujeme s výše uvedenými subjekty se sídlem ve Spojených státech amerických, které nám poskytují služby. Aby bylo možné tyto služby poskytovat, musí mít naši subdodavatelé přístup k osobním údajům, které nám subjekty údajů svěřily - takto dochází k předávání osobních údajů do jiné země, tj. do USA.

Službu zasílání newsletteru zajišťuje společnost Mailchimp.

4. COOKIES

Naše webové stránky a aplikace používají soubory cookie a podobné technologie. Níže naleznete informace o souborech cookie a podobných technologiích, které používáme, jakož i další informace o fungování našich webových stránek a aplikací, včetně informací o geolokaci.

Co jsou to soubory cookie?

Soubory cookie jsou textové soubory, které se ukládají do vašeho zařízení (např. počítače, notebooku nebo chytrého telefonu) při procházení internetu. Když znovu navštívíte naše webové stránky, váš prohlížeč odešle soubor cookie zpět na webové stránky (nebo přísně vzato na jejich server) a my tak můžeme například rozpoznat, kdy nás uživatel znovu navštíví.

Soubory cookie mají stanovené datum vypršení platnosti, po kterém se stávají neaktivními. Naše webové stránky a aplikace používají další podobné technologie, jako jsou pixely, pluginy, tagy a webové majáky. Tyto technologie souhrnně označujeme jako soubory cookie.

Soubory cookie používáme zejména k získávání a zpracování informací o prohlížeči a jeho verzi, operačním systému, adrese URL dříve navštívené stránky, adrese IP, času požadavku na server, ID uživatele, jazyku, vyhledávání na webových stránkách, produktech přidaných do košíku, ověřovacích údajích, údajích o prohlíženém obsahu a údajích o dalších činnostech prováděných na webových stránkách nebo v aplikaci. Vaše ID uživatele kombinujeme s dalšími vámi poskytnutými údaji (např. e-mailovou adresou nebo telefonním číslem).

Používáme soubory cookie třetích stran?

Ano, při používání našich webových stránek nebo aplikací můžete dostávat soubory cookie od třetích stran, které s námi spolupracují. Tyto soubory cookie používáme především pro analytické a marketingové účely. V souvislosti s používáním souborů cookie a identifikátorů můžeme používat následující nástroje poskytované třetími stranami:

Google Tag Manager - nástroj pro správu značek umístěných na webových stránkách. Nástroj sám o sobě nepoužívá soubory cookie, ale pomáhá spravovat značky, které mohou vést k ukládání souborů cookie.

Google Analytics - nástroj, který shromažďuje analytické údaje, tj. počítá návštěvy webových stránek nebo aplikací, měří dobu trvání návštěv a určuje, které funkce nebo části webových stránek nebo aplikací jsou nejčastěji používány nebo navštěvovány. Služba Google Analytics používá soubory cookie a vytváří pseudonymizované profily uživatelů. IP adresy získané tímto nástrojem jsou anonymizovány, takže je nelze přiřadit ke konkrétnímu uživateli.

Hotjar - nástroj, který shromažďuje analytické údaje o chování a preferencích uživatelů na našich webových stránkách, např. čas strávený na konkrétních stránkách nebo nejčastěji klikané položky. Hotjar tyto informace ukládá do pseudonymizovaného profilu uživatele. Ani Hotjar, ani my tyto informace nepoužíváme k identifikaci jednotlivých uživatelů ani k jejich porovnání s dalšími údaji o jednotlivých uživatelích.

Google Ads - reklamní platforma společnosti Google pro provozování textových, obrazových a video reklam a zobrazování sponzorovaných odkazů ve výsledcích vyhledávání ve vyhledávači Google a na spolupracujících webových stránkách v rámci programu Google AdSense.

Google Marketing Platform - platforma, která nám umožňuje využívat mnoho marketingových nástrojů společnosti Google s cílem poskytovat uživatelům reklamy na míru, zamezit zobrazování reklam, které uživatel již viděl, optimalizovat kampaně a sledovat jejich průběh.

Facebook (Meta) Ads Manager - reklamní systém společnosti Facebook pro vytváření, nákup a správu reklam v rámci sociálních sítí Facebook, Instagram a Messenger a sítě Facebook Audience Network.

Kromě výše uvedených nástrojů používají naše webové stránky a aplikace soubory cookie od dalších inzerentů třetích stran. Naše soubory cookie, soubory cookie poskytovatelů uvedených nástrojů a soubory cookie dalších třetích stran shromažďují informace o činnosti uživatelů na našich webových stránkách nebo v aplikacích. Tyto informace se používají k profilování pro marketingové účely, zobrazování personalizovaného obsahu a nabídek přizpůsobených vašim potenciálním zájmům nebo profilu a k provádění reklamních kampaní, včetně retargetingu.

Tyto soubory cookie shromažďují informace o vašich návštěvách našich webových stránek a o vašich aktivitách na nich.

Umožňují nám a poskytovatelům třetích stran cílit naše marketingová sdělení na konkrétní skupiny uživatelů, na uživatele, kteří dříve navštívili naše webové stránky nebo aplikace, a sledovat průběh reklamních kampaní.

S výjimkou souborů cookie nezbytných pro provoz webových stránek používáme soubory cookie pouze se souhlasem uživatele. Kdykoli můžete přejít do nastavení prohlížeče a soubory cookie zakázat, vymazat již uložené soubory cookie nebo upravit možnost jejich ukládání v zařízení. Nezapomeňte, že změna nastavení prohlížeče zakázáním nebo omezením možnosti ukládání souborů cookie může omezit funkčnost webových stránek nebo aplikací.

V nabídkovém panelu každého webového prohlížeče přejděte do sekce „Nápověda“, kde najdete informace o tom, jak spravovat nastavení souborů cookie.

5. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ

Jakékoli spory nebo nároky vyplývající z provádění těchto Zásad ochrany osobních údajů nebo v souvislosti s nimi

podléhají jurisdikci České republiky a místní příslušnost soudu je určena pro naše sídlo, s výhradou ustanovení platného práva spotřebitele nebo subjektu údajů. V takovém případě se použijí tato ustanovení a toto ustanovení je vyloučeno.

V případě sporu je možné jej řešit smírnou cestou, což umožňuje řešení sporů prostřednictvím internetu s využitím subjektů ADR (subjekty oprávněné ke smírnému řešení sporů). Vyhrazujeme si právo změnit Zásady ochrany osobních údajů zveřejněním nového obsahu Zásad ochrany osobních údajů.

na webových stránkách. Kromě toho si vyhrazujeme právo průběžně aktualizovat seznam souborů cookie.

V případě změny a/nebo zrušení platnosti některého z ustanovení Zásad ochrany osobních údajů v důsledku pravomocného soudního rozhodnutí zůstávají ostatní ustanovení v platnosti.